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《吸引人的想法》電子報 • 2010年春季 • 第7冊第2期本月主題:領導力養成

Leadership Development
 
隨著經濟持續活絡,您的領導力更應持續磨亮。使員工投入工作有助於您及您的組織做好準備,並在最終經濟上揚時獲得成功。卓越的領導力及員工投入工作可減少人員流動率,並促進創新及生產力。本期《吸引人的想法》電子報主要聚焦於協助您開發使人力投入工作所需的領導技巧。
 
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進行溝通,說服他人

商業溝通最常見的方式之一即是:進行溝通,說服他人。從說服客戶的業務代表,到說服員工及高階管理階層的中階經理,我們幾乎每個上班日都在進行某種形式的說服性溝通。無論我們扮演何種角色,提升說服他人的能力將會職涯成長中重要的一環。若想要有效進行溝通,說服他人,必須做好適當的準備、清楚知道我們想要聽者要做什麼行動。Dale Carnegie 建議使用簡易的三步驟流程,大幅提升我們說服聽者的能力,並提供吸引注意、建立可信度、消除焦躁、要求他人採取行動,以及增加我們與他人享受成果的機率。此流程如下所示:

事件:回憶與論點相關的個人鮮明體驗。亞里斯多德曾說:「講者的人格特質是最有效的媒介之一」。我們須以範例及證據建立可信度。我們須握有分享自身範例或指引方向的權利。個人事件是能順利吸引注意的有效方式:吸引人們注意、打開人們的心胸進行說服,提供證據證明為何我們的想法值得一試的原因。進行說服性溝通時,我們在要求聽者做某件事之前,大部分的時間都花在營造情​境及提供證據上。

行動:使聽者採取單一的特定行動。我們太常自認為聽者在我們提出促使其換個主意或方向的證據時,知道該怎麼做。若未能清楚向聽者解釋該怎麼做,我們將無法說服聽者。其他時候,我們雖然會清楚說明行動,但可能會要求聽者同時做幾件事 -- 使聽者無法確定哪一項行動應優先進行。我們須簡化訊息,為聽者建議一項明確的行動,以便有效說服聽者。

效益:明確向聽者強調若採取其所建議的行動,將獲得那些益處。再次說明,此溝通部分需明確、具體、直接,亦須以真實情況為基礎。若我們提供的效益好到難以置信,聽者將會有所懷疑。若我們比聽者更能受益於所建議的事項,將會顯得此為有人故意操控,並帶有私心。因此,從聽者的觀點進行考量, 將可確保建議事項將符合聽者的利益。此平等互惠的方法將易於獲得認同,使聽者更敞開心胸,接受建議事項。

在我們的日常業務互動過程中,進行溝通,說服他人的技巧應熟練之。Dale Carnegie 訓練的三步驟流程 -- 事件、行動及效益 -- 讓我們有機會藉由他人獲取所需的成果。

展現出我們有指引方向的權利,並以穩健可靠的態度進行溝通,我們將不僅更有說服力,也更將令人說服。在進行溝通,說服他人的能力中,這兩項因素為致勝的組合。

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領導風格及傾向

跟領導風格與自己相近的人互動時,會相對容易溝通。然而,跟領導風格與自己截然不同的人工作時,在溝通合作方面,將頗具挑戰性。Dale Carnegie 曾說,與跟領導風格與自己截然不同的人工作時,最重要的因素為彈性 -- 從另一個人的觀點看事情的意願及能力。因此,我們如何判定自己的領導風格,更重要的是,如何有效的與具有不同風格的人合作?

沒有說哪一種的領導風格就一定優於其他領導風格。有戰鬥力的領導者需找出運用所有風格的方法,凸顯他人的正面特質,同時將與不同風格相關的挑戰降至最低。

四大主要的領導風格包括:

願景型。具有願景型領導風格的個人較易於接受創造性思考、腦力激盪,以及提出開放式問題。這類人在決策過程中仰賴自己的直覺,偏好以人、創意想法及意見為中心,擬定行動計畫,而非以事實與分析為中心。這類人享受快步調的環境、帶有情緒的決策,以及有活力的人,但較無法容忍身陷細節、統計數據及小事泥沼之中。

成就型。具有成就型領導風格的個人會以成敗論英雄,最能接受採用直接了當的決策方法與人際關係。這類人將局勢視為是待解決的挑戰,想要盡快的直接完成工作。這類人不僅嚴以律己,對於他人也有很高的期望,但較無法容忍猜測、浪費時間或「太私人」​的事情。

引導型。具有引導型領導風格的個人重視關係、奉獻及忠誠度。這類人身處於相互扶持,重視團隊合作的工作環境時,會受到激勵,受到鼓舞與協助越多,越能成功。這類人偏好以個人為中心的風格,較不喜歡實事求是、「開始做正事」的方法。他們較無法容忍匆忙或受到脅迫的事務。

分析型。具有分析型領導風格的個人重視系統化的正式問題解決及決策方法。這類人較易於接受事實及數據,不喜歡有意見及情緒,而且在個性上,可能較為保守,講求實效,而非溫和、善於表達。對於挑釁或粗心等行為,較無法容忍。

我們需事先徹底想清楚我們的行動,而非一昧的將我們的領導風格強加在他人身上,以讓他人感到舒服的方式與他人應對。

以下為部分指導方針:

以客戶為導向 - 以客戶為導向,而非以人格特質為導向時,將可讓我們欣賞到他人的不同之處,以及團隊成員握有的優點。

調整期望- 他人的做事方法可能與我們不同,而且我們的方法也不一定較好。我們必須拋開任何自私的動機,並藉以調整我們對他人的期望。

有心把事情做得更好- 我們不能只是等待並寄望他人改變其領導風格。有很大的機會他們的領導風格根本就不會改變。為有助於適應不同的領導風格,我們必須願意要比對方更堅持到底。

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強化正向行為,激勵他人

經濟正開始顯露出好轉的跡象。雖然某些產業因經濟復甦而不再那麼捉襟見肘,但其他產業仍承受很大的壓力。經濟條件不穩固時,員工容易出現負向行為。為確保員工不要出現負向行為,所有經理均須協助其員工保有敬業的心。

敬業的員工很有可能具生產力,但較少會在經濟​持續好轉時離去。真誠地讚揚員工的努力,是促使員工投入工作的簡單方法,但此方法卻是常被忽視的方法之一。對於他人貢獻的正向行為表示出讚賞之意,您與受到讚賞之人同樣也會獲益良多。您的待人方式,直接反映出您對於他人的看法。訓練大腦正面思考,您將發現,與他人合作將越來越容易 - 即便他們是負面思考的人。

承認他人的優點亦非常有助於您與難搞的人相處。每個人的社會效能(Social Effectiveness)根源於其自我觀念。個人表現出吹毛求疵、敵意或不友善的行為時,幾乎可以斷定其本身的自我觀念受到挑戰。身為經理的您有責任打造出正面的環境。此環境需要經理與員工一同合作,激發員工改變其態度。因此下次您在讚美員工時,不要只是說「做得好」,而是要真誠地陳述優點;陳述時,應具備以下特性。

  • 發現您敬重、欽佩或欣賞的人格特質。
  • 表達您對於該人格特質的欽佩。
  • 以具體證據支持您對於該人格特質的看法 - 就您從他身上觀察到的某件事。

您可表揚優點,建立或改變一個人的正面自我觀念,因此您的工作環境將滿是最正面、最敬業的員工。

 

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