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《吸引人的想法》電子報 • 2010年夏季 • 第8冊第2期本月主題:有效簡報

Presentation Effectiveness
 
簡報在工作中會是決定勝敗的技巧。在您職涯中,總會有人要求您在團體面前簡報資訊。您的工作為確保自己已準備好接受挑戰。能夠有自信、有效地簡報的人,立即就能與團體內的其他人區隔開來。無論您是 公共演講的專業人士或才剛剛入門,本期《吸引人的想法》將提供增進簡報及溝通技巧的實用提示。
 
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甩開公共演講的壓力

許多人都懼怕在一群人面前演講。雖然我們很多人都可以克服這種恐懼,但仍會感到一些恐怕及壓力。在眾人面前演講時,不一定會感到壓力或緊張萬分;反而是這類經驗有助於凸顯自己,讓自己受到矚目。以下為有助於您對抗焦慮,有效進行簡報的一些提示:

  • 準備、準備、再準備。若您已徹底瞭解所要演講的內容,在簡報時將更具優勢。切勿背誦演講內容,您僅需要熟悉整個內容即可。
  • 有自信地開場。您的開場白會讓聽眾留下簡報的第一個印象。確定每件事都在控制之中。開場白會為您整場簡報定調。
  • 聚焦於一些重點。瞭解您要傳達的重點,此有助於減緩憂慮,增加自信。您應使用電子式視覺輔助工具、提示卡,或記憶技巧事先擬好主要的概念。
  • 提出證據支持想法。務必提出證據支持您主要的觀點。支持的證據將有助於聽眾瞭解您的觀點,讓您有機會更完整的解釋自己的觀點。
  • 以號召行動結尾。此將是聽眾對您及您的簡報所具有的最後一個印象。應確保結尾辭反映出簡報的目的。您的結尾辭應將內容做個總結,並給予聽眾一個明確的方向。
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問與答:如何在壓力下保有敏捷的思維

您曾看過壓力極大的記者會嗎?在會中,記者們爭相詢問尖銳的問題,但卻收到強硬的答案。雖然這類壓力極大的情況並不常見,但您某些時候可能會要參加提問與討論的階段。以下為一些您可以在進行下一場提問與討論之前,做好事先準備的方法。

  • 心理做好準備 -- 避免負面的自我對話,像是「希望他不會問那樣的問題。」以正面的想法預測可能會產生正面的影響,予人良好的印像,替換掉猜疑與恐懼的想法。
  • 瞭解自己的演講內容 - 在演講主題上下功夫,做好萬全準備,非常有助於在簡報時保持輕鬆愉快的心情。
  • 立即引用範例 - 此有助於您自然而然地講出答案。即便在突發的情況下,也很容易能夠講出個人經驗。使用範例將可讓您進入演講狀況,避免跳針情況發生。範例也將有助於獲得聽眾的注意。
  • 帶有生氣與活力的演講 - 鏗鏘有力的演講時,您外在的活力將有益於內心的歷程。您的肢體語言生動起來後,自己的內心很快就能夠跟上腳步。
  • 專注於主題上 - 若焦點偏離主題,請記得將焦點拉回主題的重點上。
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雙向溝通:意見回饋

每次講話或行動時,都能有機會適時反應意見。我們會表現出自己正在傾聽的樣子,而且還可提供意見反應,藉此凸顯演講者的貢獻相當重要。意見回饋最終的目標為加快達成目標的腳步。無論是否為回應要求,或透過學習流程指導員工,若要在工作場所中獲得所需的成功結果,將少不了他人的意見回饋。藉由提供真誠有建設性或令人鼓舞的意見回饋,將可達成此目的。

  • 表彰優點 - 發現員工所具有正面優點,讓後讓員工瞭解此有點的重要性及關連性,藉以鼓勵員工,讓員工認為他們確實正邁向自己的目標前進。
  • 簡述 - 試著將意見回饋保持在 10 至 20 秒以下。簡潔有力的意見回饋,會讓您要傳達的訊息具有強大的影響力。員工在此時將會完全注意您,而且您不需要發表冗長的回答,在回饋意見時錦上添花。
  • 將焦點放在對方身上,而非自己身上 - 記住,您正試著建立員工的信心,因此應讓接受意見的對方享有鎂光燈的焦點,而非您自己。
  • 讓小組有所回應 - 盡可能提供機會給小組鼓勵組內的成員。傾聽同儕的意見有助於增進員工的信心。
  • 確保回應的內容是以人為中心 - 試著不要重申對方已說過或做過的事情,而是要強調對方在真實世界中的優點或特質。
 

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